وحدة إدارية تنظيمية تتولى كافة الأعمال السرية الخاصة بمكتب الوكيلة، والتعامل معها وتنظيمها حسب التوجيهات ومتابعة إجراءاتها.

ب) مهامها:

• الإشراف المباشر على أعمال الصادر والوارد السري واستلامها وقيدها.
• إجراء اللازم على المعاملات والمواضيع السرية (إعداد الخطابات والتقارير) وفقا لتوجيهات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
• توفير البيانات والمعلومات للمعاملات السرية التي تطلبها وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
• الاتصال والتنسيق مع الجهات المعنية في حدود الصلاحيات وحسب التوجيهات والتعليمات الصادرة.
• دراسة المخاطبات الخاصة بالترشيحات للمناصب القيادية من الهيئة التعليمية (تعيين/تكليف) والترشيحات للمناصب القيادية من الهيئة الإدارية وفق التعليمات الصادرة بشأنها وإكمال اللازم حيالها من إعداد مخاطبات وقرارات إدارية.
• إعداد قواعد البيانات اللازمة للعمل والعمل على تحديثها باستمرار.
• إعداد التقارير اللازمة وفق التوجيهات الصادرة بذلك.

وحدة إدارية تنظيمية تتولى كافة الأعمال الخاصة بوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات من تنسيق وتنظيم المواعيد والأعمال وسبل التواصل بداخل وخارج الجامعة.

ب) مهامها:

• متابعة تنفيذ توجيهات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات بشأن الأعمال والمعاملات الخاصة والتأكد من إكمال اللازم حيالها.
• إعداد ومتابعة جدول أعمال وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والحرص على متابعة انضباط سيرها.
• إعداد الملفات الخاصة بأعمال الوحدة وحفظها عند التوجيه بذلك.
• القيام بالاتصالات الهاتفية والشفهية المتعلقة بالعمل وبما توجه به وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
• تنظيم أعمال البريد الإلكتروني الخاص بوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وكذلك الخاص بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات وإكمال اللازم حيالهما.
• القيام بمهام التنظيم والمتابعة لكافة الأنشطة والفعاليات المقامة برعاية وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والتنسيق مع الجهات المختصة بشأنها من داخل وخارج الجامعة.
• الإشراف على تنظيم الاحتفالات والندوات واللقاءات والمناسبات الخاصة بوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
• استقبال المراجعات والزائرات لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات ومتابعة إنجاز احتياجاتهم.
• الإشراف على استقبال ضيوف وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وتقديم المعلومات والخدمات اللازمة لهم والمساهمة في إعداد برامج زياراتهم ومرافقتهم وتوديعهم مع الجهات المعنية.
• إدارة حسابات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات على مواقع التواصل الاجتماعي وفق التعليمات المنظمة لذلك.
• الإشراف على قاعة اجتماعات مكتب الوكيلة ومتابعة شؤون صيانتها وتشغيل أجهزتها وإجراء اتصال وتوفير الدعم للدوائر التلفزيونية والقاعات الذكية.
• إعداد التقارير اللازمة وفق التوجيهات الصادرة بذلك.

وحدة إدارية تنظيمية تختص بكل ما يتعلق بشؤون الموارد البشرية بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.

ب) مهامها:

• متابعة تنفيذ وتطبيق الأنظمة واللوائح الخاصة بالموارد البشرية بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
• القيام بالعمليات الإجرائية اللازمة والخاصة بشؤون فريق العمل مع الإدارة العامة للموارد البشرية ومتابعة تنفيذها.
• القيام بالإجراءات الخاصة بدورة أداء فريق العمل (إعداد مواثيق الأداء- التقييم النصف سنوي – التقييم النهائي) وفق التعليمات والأنظمة.
• العمل على رفع كفاءة وفاعلية فريق العمل من خلال:
1. اقتراح الاحتياجات التدريبية العامة للفريق وإجراء اللازم حيال إكمال اللازم حيالها مع الجهات المعنية.
2. تثقيف الفريق بما يستجد من لوائح وأنظمة وفق الاختصاص.
3. اقتراح الخطة التنظيمية للقاءات التطويرية والتوعوية الداخلية ومتابعة تنفيذها.
• متابعة تحديث السير الذاتية وملف الإنجازات الخاص بفريق العمل.

أ) طبيعتها:

وحدة إدارية تنظيمية تختص بكل ما يتعلق بمحاضر اجتماعات مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات واللجان الدائمة والمؤقتة بشطر الطالبات، والمشتركة مع شطر الطلاب.  

ب) مهامها:

• إعداد ودراسة القرارات والمعاملات الخاصة باللجان وتشكيلها ومهامها ودراستها وإبداء الرأي بشأنها أو تجديدها أو إعادة تشكيلها أو صرف مستحقاتها إن وجد.
• إعداد محاضر اجتماعات ولجان وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والدعوات الخاصة بها وجداول أعمالها وفق التوجيهات.
• متابعة أعمال أمناء اللجان التي برئاسة وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وفق إجراءات العمل المعتمدة بمهام عملهم.
• إبداء الرأي حيال محاضر الاجتماعات التي برئاسة وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والرفع به لسعادتها.
• القيام بإجراءات عقد اجتماعات فريق عمل مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والمحاضر الخاصة بها، وإرسالها للفريق بعد الاعتماد.

أ) طبيعتها:

وحدة إدارية تنظيمية مختصة بشؤون برامج الجامعة السعودية الحديثة التابعة لوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات، وتقديم المقترحات التطويرية اللازمة لتحسين العمليات والإجراءات ومستوى الأداء والمخرجات على مستوى مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والجامعة.

ب) مهامها:

• المشاركة في إعداد الخطة التشغيلية لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات ومتابعة تنفيذها وفق رؤية الجامعة.
• تقديم المقترحات حول برامج الجامعة السعودية الحديثة ومتابعة تنفيذ المبادرات الخاصة ببرامج الجامعة السعودية الحديثة التابعة لوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
• تقديم المقترحات التطويرية للسياسات والأنظمة والإجراءات بالجامعة.
• المشاركة في وضع خطط وبرامج تطوير الأنظمة والعمليات الإدارية لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
• متابعة تطبيق نظام مراقبة وضمان الجودة بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
• جمع المعلومات الإدارية والتعليمية اللازمة من قطاعات شطر الطالبات والمتعلقة بالسياسات والإجراءات التنفيذية بالجامعة وقطاعات شطر الطالبات.
• اقتراح القواعد التنظيمية بالجامعة ووسائل التنسيق والتعاون بين قطاعات الجامعة لتحقيق الأهداف المأمولة.
• إعداد البحوث والمقترحات اللازمة لرفع مستوى الأداء وتحسين العملية الإدارية والتعليمية.
• إعداد التقارير اللازمة وفق التوجيهات الصادرة بذلك.

أ)طبيعتها :

وحدة إدارية تنظيمية داعمة للعمليات الإدارية والفنية والتقنية الخاصة بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.  

ب ) مهامها:

• ضبط إجراءات المعاملات الوارد والصادرة (العامة) لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وتنفيذ الإجراءات اللازمة بشأنها والتعامل معها إلكترونياً.
• تسليم المعاملات الصادرة بعد اكتمال إجراءاتها إلى الجهات المعنية ومتابعة إكمال اللازم حيالها.
• التنسيق مع الإدارات المعنية والوحدات المناظرة بالجامعة لاستكمال واستيفاء متطلبات المعاملات الصادرة والواردة لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات كل حسب اختصاصه وفي حدود صلاحياته.
• تزويد وحدات الوكالة بالبيانات والمعلومات والمعاملات الإلكترونية العامة التي تحتاج إليها في حدود الاختصاص والتعليمات بشأنها.
• الإشراف على أرشيف ملفات المعاملات الورقية والمحافظة عليه واتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان حفظها، وإتلافها، وفق اللوائح والأنظمة.
• تحقيق المتابعة الداخلية الفعالة لضمان حسن وجودة سير الأعمال وإنجازها في الوقت المحدد وبأفضل الطرق وأسرعها.
• استيفاء إنهاء معاملات المتابعة مع الجهات المعنية في الوقت المحدد واتخاذ اللازم بشأنها.
• تنظيم أعمال السكرتارية الخاصة بإدارة وكالة الجامعة لشؤون الطالبات وفق التوجيه بذلك.
• إعداد قاعدة معلومات بالأنظمة والأدلة والوثائق والمحفوظات السرية والعامة وفق لائحة مجلس الوزراء الخاصة بأنظمة وسياسات حفظ الوثائق والمحفوظات ومشاركتها مع الوحدات التنظيمية الأخرى بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
• إعداد التقارير اللازمة، وإبداء الرأي حيال التقارير الواردة لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وفق التوجيهات الصادرة بذلك.
• القيام بأعمال التحرير والطباعة للخطابات والقرارات والمحاضر وكلمات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وفق التوجيهات الصادرة بذلك.
• المراجعة والتدقيق للخطابات والمحاضر والقرارات والتقارير والأدلة الصادرة عن مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات لغوياً وإملائياً.
• القيام بأعمال الدعم الفني والتقني وفق الإجراءات المعتمدة والتوجيهات الصادرة.
• الإشراف على تطوير وتحديث أعمال الحاسب الآلي والأجهزة المكتبية بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والقيام بإجراءات صيانتها إن لزم الأمر.
• الإشراف على الموقع الإلكتروني لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات وتحديثه وتطويره.
• اقتراح احتياجات المكتب من الأجهزة والأدوات والبرامج اللازمة بعد حصر المتواجد منها وإجراءات الدراسات الفنية لها.
• تقديم المقترحات الفنية والتقنية اللازمة لتطوير الإجراءات والسياسات والعمليات بالجامعة.

أ) طبيعتها :

وحدة إدارية تنظيمية مختصة بتنفيذ الإجراءات المالية والمحاسبية والمستودعية وفق اللوائح والأنظمة للشؤون المالية والتعليمات الصادرة في حقها والمطابقة لسياسات وتعليمات تنفيذ بنود وميزانية الجامعة وسياسات الموارد البديلة.  

ب ) مهامها:

• القيام بإجراءات طلب العهد المالية (المستديمة والمؤقتة) لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات من بنود وميزانية الجامعة ومتابعة صرفها والقيام بإجراءات سدادها بالسندات النظامية اللازمة ووفق الأنظمة المتبعة.
• القيام بإجراءات استعاضة العهد المالية الخاصة بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات وفق الإجراءات المعتمدة.
• احتساب مكافأة خارج الدوام الرسمي واعتمادها من وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وإكمال اللازم حيالها وفق التعليمات الصادرة بشأنها.
• الإعداد لمشروع الخطة الخمسية والموازنة التقديرية الخاصة بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات والقطاعات التابعة لها وإكمال اللازم حيالها وفق التوجيهات الصادرة.
• إعداد بنود الميزانية السنوية لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات (من العهد والمخصصات) وإكمال اللازم حيال اعتمادها ومتابعة تنفيذها.
• إعداد تقرير الحالة المالية لمخصصات وكالة الجامعة لشؤون الطالبات وتزويد مدير عام مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات بها.
• إعداد تقارير المتابعة والإنجازات الخاصة بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات والقطاعات التابعة لها خلال العام المالي مقارنة بما ورد في الخطة العامة وما واجهها من صعوبات وذكر الحلول المقترحة للتحسين.
• حصر احتياجات وكالة الجامعة لشؤون الطالبات من (أثاث وأجهزة وقرطاسية) وتعبئة النماذج اللازمة لتأمينها.
• استلام العهد العينية من (أثاث/أجهزة/قرطاسية) وإكمال اللازم حيالها.
• إعداد التقارير اللازمة وفق التوجيهات الصادرة بذلك.