وكالة الجامعة لشؤون الطالبات

وحدات الوكالة

الوحدات التابعة
أ) طبيعتها :

وحدة إدارية تنظيمية تتولى كافة الأعمال السرية الخاصة بمكتب الوكيلة، والتعامل معها وتنظيمها حسب التوجيهات ومتابعة إجراءاتها.

ب) مهامها:

  • الإشراف المباشر على أعمال الصادر والوارد السري واستلامها وتسجيلها وأرشفتها وقيدها.
  • إجراء اللازم على المعاملات والمواضيع السرية (إعداد الخطابات والمذكرات) وفقا لتوجيهات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • توفير البيانات والمعلومات للمعاملات السرية التي تطلبها وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • الاتصال والتنسيق مع الجهات المعنية في حدود صلاحياتها وحسب التوجيهات والتعليمات الصادرة لها.
  • تغليف وختم المعاملات السرية بعد تصديرها وتصويرها وتسجيلها وتسليمها مغلفة لتوزيعها وإرسالها إلى الجهات المرسلة لها وعدم السماح لغير منسوبي المكتب السري بالاطلاع أو تسجيل أو تصوير المعاملات.
  • دراسة وإعداد المخاطبات والقرارات الخاصة بالترشيحات للمناصب الإدارية لقيادات شطر الطالبات (مساعدة وكيلة الجامعة /عميدة/ وكيلة كلية /وكيلة عمادة /مشرفة /نائبة المشرف/نائبة مدير عام/ منسقة) من (تعيين/تكليف/تجديد تكليف)، ومتابعة انتهاء فترة التعيين أو التكليف وإجراء اللازم حيالها.
أ) طبيعتها:

وحدة إدارية تنظيمية تختص بأعمال المكتب الخاص للوكيلة وحركة المعاملات الواردة والصادرة والتنسيق والتواصل وتنظيم المواعيد.

ب) مهامها:

  • متابعة تنفيذ توجيهات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات بشأن أعمال ومعاملات المكتب الخاصة والتأكد من استمرار العمل.
  • إعداد ومتابعة جدول أعمال وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والحرص على انضباط سير أعمالها.
  • إعداد الملفات اللازمة الخاصة بوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات عند التوجيه بذلك.
  • التواصل المباشر مع الجهات المعنية لإنجاز الأعمال في حدود الاختصاص.
  • حفظ وصيانة الملفات الخاصة بأعمال السكرتارية الخاصة وعرضها على وكيلة الجامعة عند التوجيه بذلك.
  • استلام وإرسال البريد الإلكتروني الخاص بوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • القيام بمهام التنسيق مع الجهات المختصة لزيارات سعادة الوكيلة داخل وخارج الجامعة.
أ) طبيعتها:

وحدة إدارية تنظيمية هدفها القيام بأعمال السكرتارية التنفيذية الداعمة لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات.

ب) مهامها:

  • ضبط إجراءات المعاملات الواردة والصادرة لوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وتنفيذ الإجراءات اللازمة بشأنها والتعامل معها إلكترونيا.
  • تحقيق المتابعة الفعالة لضمان حسن وجودة سير الأعمال وإنجازها في الوقت المحدد وبأفضل الطرق وأسرعها.
  • تنظيم أعمال السكرتارية الخاصة بإدارة وكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • إعداد قاعدة معلومات بالأنظمة والأدلة والوثائق والمحفوظات السرية والعامة وفق لائحة مجلس الوزراء الخاصة بأنظمة وسياسات حفظ الوثائق والمحفوظات.
  • متابعة وتنظيم الشؤون العامة لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • استلام وتسجيل المعاملات الواردة في السجلات المخصصة لها وأرشفتها ومتابعة إكمال اللازم حيالها.
  • التنسيق مع الإدارات المعنية والوحدات المناظرة بالجامعة لاستكمال واستيفاء متطلبات المعاملات الصادرة والواردة لوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات كل حسب اختصاصه وفي حدود صلاحياته.
  • تزويد وحدات الوكالة بالبيانات والمعلومات والمعاملات الإلكترونية التي تحتاج إليها في حدود الاختصاص والتعليمات بشأنها.
  • الإشراف على أرشيف ملفات المعاملات الورقية واتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان حفظها.
  • متابعة المعاملات المرسلة للجهات المعنية والحث على تسريع إنجازها وإكمال اللازم حيالها.
  • استيفاء إنهاء معاملات المتابعة مع الجهات المعنية في الوقت المحدد واتخاذ اللازم بشأنها.
  • تحرير وطباعة الخطابات والدعوات والبرقيات والقرارات الداخلية لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • مراجعة وتدقيق محتوى جميع المخاطبات والمحاضر والمقترحات التطويرية والتقارير الصادرة من وكالة الجامعة لشؤون الطالبات لغوياً وإملائياً.
أ) طبيعتها:

وحدة إدارية تنظيمية مختصة بشؤون الموارد البشرية بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.

ب) مهامها:

  • متابعة تنفيذ وتطبيق الأنظمة واللوائح الخاصة بالموارد البشرية بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • تثقيف فريق عمل مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات بما يستجد من لوائح وأنظمة وفق الاختصاص.
  • متابعة جميع العمليات الإجرائية الخاصة بفريق العمل مع إدارة العمليات بالإدارة العامة للموارد البشرية.
  • القيام بعمليات التواصل الداخلي مع فريق العمل بما يضمن توفير بيئة عمل داعمة ومنجزة ومحفزة.
  • العمل على رفع كفاءة وفاعلية فريق العمل من خلال:
    1. اقتراح الاحتياجات التدريبية العامة لفريق العمل وإجراء اللازم حيال الرفع بها للجهات المعنية.
    2. اقتراح خطط تدريبية خاصة بكل موظفة ومتابعة تنفيذها مع الجهات المعنية وكتابة تقرير بشأنها.
    3. اقتراح خطة تنظيمية للقاءات التطويرية والتوعوية الداخلية ومتابعة تنفيذها.
  • متابعة تحديث السير الذاتية وملف إنجازات فريق العمل.

أ) طبيعتها :

وحدة إدارية فنية تنظيمية تهدف إلى تحقيق سبل التواصل بين مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والقطاعات الأخرى الداخلية والخارجية وتنميتها وتطويرها.

ب) مهامها:

  • تنظيم ومتابعة مواعيد الفعاليات والمناسبات التي برعاية وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات مع وحدة السكرتارية الخاصة.
  • المساهمة والمشاركة في تنظيم الاحتفالات والندوات واللقاءات والمناسبات بناء على توجيهات سعادة وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات مع الجهات المعنية.
  • القيام بالاتصالات الهاتفية والشفهية الخاصة بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • استقبال المراجعات والزائرات لمكتب سعادة الوكيلة ومتابعة إنجاز احتياجاتهم.
  • الإشراف على استقبال ضيوف مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وتقديم المعلومات والخدمات اللازمة لهم والمساهمة في إعداد برامج زياراتهم ومرافقتهم وتوديعهم مع الجهات المعنية.
  • تحرير المواد الإعلامية لأنشطة وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وتزويد المركز الإعلامي بنسخة منها وبناء المحتوى الخاص بالإنفو جرافيك وتزويد وحدة التقنية والشؤون الفنية بها.
  • إدارة حسابات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات على مواقع التواصل الاجتماعي.
  • رصد وتصنيف المواد الإعلامية ذات العلاقة بالجامعة المنشورة بوسائل الإعلام المختلفة ورفع تقرير بها لسعادة وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات، واقتراح ما يتعين اتخاذه للتفاعل مع ما ينشر بوسائل الإعلام.
  • مراجعة مسودات المقابلات الإعلامية.
  • إعداد تقرير إلكتروني يومي بالمعلومات والأخبار الهامة المنشورة بوسائل الإعلام.
  • استلام البريد الإلكتروني الخاص بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات وإكمال اللازم حياله.
  • السعي لتوفير بيئة تتميز بالرضا العام عن الخدمات المقدمة من وكالة الجامعة لشؤون الطالبات.

أ) طبيعتها:
وحدة إدارية مختصة بإعداد الدراسات والأبحاث اللازمة للاستفادة منها في اتخاذ القرارات ووضع السياسات والإجراءات بالجامعة.

ب) مهامها

  • جمع المعلومات الإدارية والتعليمية اللازمة من قطاعات شطر الطالبات والمتعلقة بالسياسات والإجراءات التنفيذية بالجامعة وقطاعات شطر الطالبات.
  • دراسة وإعداد الأبحاث حول الوضع الراهن لقطاعات شطر الطالبات وتقييم أداءها ومقارنة مستوى إنجازها بالجامعات السعودية الأخرى.
  • إعداد ودراسة التقارير الدورية والسنوية لإنجازات وصعوبات شطر الطالبات وتقييمها وإكمال اللازم حيال الرفع بها لمعالي مدير الجامعة.
  • اقتراح القواعد التنظيمية بالجامعة ووسائل التنسيق والتعاون بين قطاعات الجامعة لتحقيق الأهداف المأمولة.
  • المساهمة في إعداد ودراسة وتقييم الخطط وتقديم الرأي بشأنها.
  • إعداد البحوث والدراسات والمقترحات اللازمة لرفع مستوى الأداء وتحسين العملية الإدارية والتعليمية.
  • التواصل مع قطاعات شطر الطالبات لإعداد التقرير السنوي بوضع وإنجازات وصعوبات شطر الطالبات لرفعه لمعالي مدير الجامعة.

أ) طبيعتها:

وحدة إدارية تختص بكل ما يتعلق بمحاضر اجتماعات مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات واللجان الدائمة والمؤقتة بشطر الطالبات، والمشتركة مع شطر الطلاب. 

ب) مهامها:

  • إعداد ودراسة القرارات والمعاملات الخاصة باللجان وتشكيلها ومهامها ودراستها وإبداء الرأي بشأنها أو تجديدها أو إعادة تشكيلها ومتابعة صرف مستحقاتها إن وجد مع وحدة المالية.
  • إعداد محاضر اجتماعات ولجان مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والدعوات الخاصة بها وجداول أعمالها.
  • دراسة المحاضر الواردة لوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات من قطاعات الجامعة المختلفة والعرض بشأن إجراءاتها واستخراج البيانات اللازمة منها للمكتب السري.
  • متابعة أمناء اللجان الخاصة بوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات في أداء مهامهم ومراجعة المحاضر الواردة.
  • اقتراح الإجراءات والأنظمة الإلكترونية والآليات التي تساعد على تنفيذ الأعمال بأفضل الطرق.
  • المشاركة في إعداد التقرير السنوي لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات في حدود الاختصاص.

أ) طبيعتها:

وحدة إدارية فنية مختصة بتقديم المقترحات ووضع الخطط التطويرية لتحسين البرامج ومستوى الأداء بالجامعة.

ب) مهامها:

  • المشاركة في إعداد الخطة التشغيلية لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات ومتابعة تنفيذها وفق الخطة الاستراتيجية الخاصة بالجامعة.
  • تقديم المقترحات حول الخطة الاستراتيجية للجامعة ومتابعة تنفيذها بشطر الطالبات.
  • تقديم المقترحات التطويرية للسياسات والأنظمة والإجراءات بالجامعة.
  • المشاركة في وضع خطط وبرامج تطوير الأنظمة والعمليات الإدارية لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات ومتابعة تنفيذها مع الوحدات المعنية وقياس جودتها.
  • متابعة تطبيق نظام مراقبة وضمان الجودة بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • إبداء الرأي حيال المقترحات التطويرية الواردة لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • المشاركة في إعداد التقرير السنوي لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات في حدود الاختصاص.

أ)طبيعتها :

وحدة فنية تقنية تختص بأعمال التصميم و الحاسب الآلي وبرامجه والأجهزة والأنظمة الإلكترونية وتشغيلها وتطويرها وتحسين أدائها.  

ب ) مهامها:

  • الإشراف على تطوير وتحديث أعمال الحاسب الآلي والأجهزة المكتبية بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • الإشراف على الموقع الإلكتروني لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات وتحديثه وتطويره.
  • الإشراف على قاعة اجتماعات مكتب الوكيلة وصيانتها وتشغيل أجهزتها وإجراء اتصال وتوفير الدعم للدوائر التلفزيونية والقاعات الذكية.
  • تقديم الدعم الفني لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات ومنسوبيه وفق السياسات والتعليمات المعتمدة.
  • متابعة أعمال تقنية المعلومات وإدارة الحاسب والأنظمة الإلكترونية الخاصة بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وصيانتها وتحديثها.
  • الإشراف على صيانة الآلات والأجهزة الإلكترونية الخاصة بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • اقتراح احتياجات المكتب من الأجهزة والأدوات والبرامج اللازمة بعد حصر المتواجد منها وإجراءات الدراسات الفنية لها.
  • تقديم المقترحات الفنية والتقنية اللازمة لتطوير الإجراءات والسياسات والعمليات بالجامعة.
  • تصميم وإعداد وإخراج المواد الإعلانية والدعائية لشطر الطالبات وفق توجيهات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • المشاركة في إعداد التقرير السنوي لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات في حدود الاختصاص.

أ) طبيعتها :

وحدة فنية تنظيمية مختصة بتنفيذ الأنظمة والإجراءات المالية والمحاسبية والمستودعية وفق اللوائح والأنظمة المنظمة للشؤون المالية والمطابقة لسياسات وتعليمات تنفيذ بنود وميزانية الجامعة.  

ب ) مهامها:

  • طلب العهد النقدية (المستديمة والمؤقتة) للوكالة من بنود ميزانية الجامعة.
  • متابعة وصرف العهد النقدية بفواتير وفق المستندات النظامية اللازمة.
  • استعاضة العهد المستديمة للوكالة وفق حاجتها والمعتمد في الميزانية.
  • تسديد العهدة النقدية (المستديمة والمؤقتة) من بنود الميزانية بالوكالة قبل نهاية السنة المالية حسب الأنظمة المتبعة.
  • احتساب مكافأة خارج وقت الدوام الرسمي واعتماده من صاحب الصلاحية.
  • الإعداد لمشروع الخطة الخمسية للوكالة واتخاذ الخطوات العملية لتنفيذها.
  • الإعداد لمشروع الميزانية السنوية للوكالة وتعبئة النماذج المطلوبة.
  • إعداد تقرير الحالة المالية لمخصصات الوكالة على بنود الميزانية بشكل دوري وتزويد مدير عام مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات بها.
  • إعداد تقارير المتابعة وتقارير إنجازات الوكالة التي حققتها خلال العام المالي مقارنة بما ورد في الخطة العامة وما واجهها من صعوبات والحلول المقترحة لها.
  • متابعة صرف جميع الارتباطات المالية الخاصة بالوكالة واعداد تقارير دورية عن العقبات وعرض الحلول لتذليلها.
  • حصر احتياجات القطاع من (الأثاث/الأجهزة /القرطاسية) وتعبئة النماذج اللازمة لتأمينها.
  • استلام العهد العينية من (الأثاث/ الأجهزة المكتبية)، وتعبئة المحاضر المستودعية الخاصة بها، وإرسالها للجهة المطلوبة.
  • رفع احتياجات الوكالة من الخدمات والصيانة أولا بأول للجهة المسؤولة ومتابعة تنفيذها.
  • إعداد تقرير سنوي بالرجيع من (الأثاث/الأجهزة) ومدى صلاحيتها، بالتنسيق مع وحدة تقنية المعلومات، ومن ثم رفعها للجهة المسؤولة.
آخر تحديث 3/24/2020 9:43:22 PM