وكالة الجامعة لشؤون الطالبات

الوحدات التابعة

الوحدات التابعة
أ)طبيعتها :

    وحدة إدارية تتولى كافة الأعمال السرية الخاصة بمكتب الوكيلة، والتعامل معها وتنظيمها حسب التوجيهات ومتابعة إجراءاتها.

    ب) مهامها:

  • الإشراف المباشر على أعمال الصادر والوارد السري واستلامها وتسجيلها وتصويرها وقيدها.
  • إعداد الرد أو الإجراء اللازم على المعاملات والمواضيع السرية وفقاً لتوجيهات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • توفير البيانات والمعلومات للمعاملات السرية التي تطلبها وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • الاتصال والتنسيق مع الجهات المعنية في حدود صلاحياتها وحسب التوجيهات والتعليمات الصادرة لها.
  • إعداد الملفات الخاصة بالمعاملات السرية وحفظها وتنظيمها بما يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
  • إعداد الخطابات والمذكرات السرية وعرضها على وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات للتوجيه حيالها.
  • تغليف وختم المعاملات السرية بعد تصديرها وتصويرها وتسجيلها وتسليمها مغلفة لتوزيعها وإرسالها إلى الجهات المرسلة لها وعدم السماح لغير منسوبي المكتب السري بالاطلاع أو تسجيل أو تصوير المعاملات.
  • دراسة وإعداد القرارات والترشيحات للمناصب الإدارية لقيادات شطر الطالبات (وكيلة/مساعدة وكيلة/مشرفة/نائبة المشرف/نائبة مدير عام/منسقة) من (تعيين/تكليف/تجديد تكليف)، ومتابعة انتهاء فترة التعيين أو التكليف وإجراء اللازم حيالها.
أ)طبيعتها:

    وحدة إدارية تنظيمية تختص بأعمال المكتب الخاص للوكيلة وحركة المعاملات الواردة والصادرة والتنسيق والتواصل وتنظيم المواعيد.
    ب)مهامها:

  • متابعة تنفيذ توجيهات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات بشأن أعمال ومعاملات المكتب الخاصة والتأكد من استمرار العمل.
  • إعداد ومتابعة جدول أعمال وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والحرص على انضباط سير أعمالها.
  • إعداد الملفات اللازمة الخاصة بوكيلة الجامعة لشؤون الطالبات عند التوجيه بذلك.
  • التواصل المباشر مع الجهات المعنية لإنجاز الأعمال في حدود الاختصاص.
  • حفظ وصيانة الملفات الخاصة بأعمال السكرتارية الخاصة وعرضها على وكيلة الجامعة عند التوجيه بذلك.
  • استلام وإرسال البريد الإلكتروني الخاص بالمكتب.
  • القيام بمهام التنسيق مع الجهات المختصة لزيارات سعادة الوكيلة داخل وخارج الجامعة.

أ) طبيعتها :

وحدة إدارية فنية تنظيمية تهدف إلى تحقيق سبل التواصل بين مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والقطاعات الإخرى الداخلية والخارجية وتنميتها وتطويرها.

ب) مهامها:​

  • تنظيم ومتابعة مواعيد وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات .
  • تنظيم ومتابعة المهام الداخلية والخارجية وإنجازها.
  • القيام بالاتصالات الهاتفية والشفهية الخاصة بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • استقبال المراجعات والزائرات لمكتب سعادة الوكيلة ومتابعة إنجاز احتياجاتهم.
  • المساهمة والمشاركة في تنظيم الاحتفالات والندوات واللقاءات والمناسبات بناء على توجيهات سعادة وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • الإشراف على استقبال ضيوف مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وتقديم المعلومات والخدمات اللازمة لهم والمساهمة في إعداد برامج زياراتهم ومرافقتهم وتوديعهم.
  • تحرير المواد الإعلامية لأنشطة وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وتزويد المركز الإعلامي بنسخة منها.
  • إدارة حسابات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات على مواقع التواصل الاجتماعي.
  • رصد وتصنيف المواد الإعلامية ذات العلاقة بالجامعة المنشورة بوسائل الإعلام المختلفة ورفع تقرير بها لسعادة وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات، واقتراح ما يتعين اتخاذه للتفاعل مع ما ينشر بوسائل الإعلام.
  • مراجعة مسودات المقابلات الإعلامية.
  • إعدادتقريرإلكتروني يومي بالمعلومات والأخبار الهامة المنشورة بوسائل الإعلام.

أ) طبيعتها:
وحدة إدارية مختصة بإعداد الدراسات والتقارير اللازمة للاستفادة منها في اتخاذ القرارات ووضع السياسات والإجراءات بالجامعة.

ب) مهامها

  • جمع المعلومات الإدارية والتعليمية اللازمة من قطاعات شطر الطالبات والمتعلقة بالسياسات والإجراءات التنفيذية بالجامعة وقطاعات شطر الطالبات..
  • دراسة وإعداد التقارير حول الوضع الراهن لقطاعات شطر الطالبات وتقييم تنفيذها.
  • إعداد التقارير الدورية والسنوية لإنجازات وصعوبات شطر الطالبات..
  • دراسة التقارير الواردة من القطاعات وتقييمها.
  • اقتراح القواعد التنظيمية بالجامعة ووسائل التنسيق والتعاون بين قطاعات الجامعة لتحقيق الأهداف المأمولة.
  • المساهمة في إعداد ودراسة وتقييم الخطط وتقديم الرأي بشأنها.
  • عداد البحوث والدراسات والمقترحات اللازمة لرفع مستوى الأداء وتحسين العملية الإدارية والتعليمية.
  • التواصل مع قطاعات شطر الطالبات لإعداد التقرير السنوي بوضع وإنجازات وصعوبات شطر الطالبات لرفعه لمعالي مدير الجامعة.

أ) طبيعتها:

وحدة إدارية تختص بكل ما يتعلق بمحاضر اجتماعات مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات واللجان الدائمة والمؤقتة بشطر الطالبات، والمشتركة مع شطر الطلاب. 

ب) مهامها:

  • إعداد ودراسة القرارات والمعاملات الخاصة باللجان وتشكيلها ومهامها ودراستها وإبداء الرأي بشأنها أو تجديدها أو إعادة تشكيلهاأو صرف مستحقاتها إن وجد.
  • إعداد محاضر اجتماعات ولجان مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات والدعوات الخاصة بها وجداول أعمالها.
  • مراجعة المحاضر الواردة لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات من قطاعات الجامعة المختلفة والعرض بشأن إجراءاتها.
  • اقتراح الإجراءات والأنظمة الإلكترونية والآليات التي تساعد على تنفيذ الأعمال بأفضل الطرق.
  • المشاركة في إعداد التقرير السنوي لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات في حدود الاختصاص.

أ) طبيعتها:
وحدة إدارية فنية مختصة بتقديم المقترحات ووضع الخطط التطويرية لتحسين البرامج ومستوى الأداء بالجامعة.
ب) مهامها:

  • المشاركة في إعداد الخطة التشغيلية لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات ومتابعة تنفيذها وفق رؤية المملكة (2030).
  • تقديم المقترحات حول الخطة الاستراتيجية للجامعة ومتابعة تنفيذها بشطر الطالبات.
  • تقديم المقترحات التطويرية للسياسات والأنظمة والإجراءات بالجامعة.
  • المشاركة في وضع خطط وبرامج تطوير الأنظمة والعمليات الإدارية لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • متابعة تطبيق نظام مراقبة وضمان الجودة بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • تحديد الاحتياجات التدريبية والمسار التدريبي لكادر وكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • الإشراف على اللقاءات التطويرية والتوعوية المقدمة لكادر وكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • متابعة تطوير قواعد المعلومات الخاصة بكادر الوكالة لشؤون الطالبات.
  • المشاركة في إعداد التقرير السنوي لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات في حدود الاختصاص.

أ) طبيعتها:
وحدة إدارية تنظيمية هدفها ضبط إجراءات المعاملات الوارد والصادرة لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وتنفيذ الإجراءات اللازمة بشأنها والتعامل معها إلكترونياً.
ب) مهامها:

  • تسجيل البريد والمعاملات الصادرة في السجلات المخصصة له ونظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني وأرشفته.
  • استلام المعاملات المطلوب تصديرها وفرزها وتنقيتها من المسودات والإحالات الداخلية والتأكد من عدد المرفقات والتوقيعات وتسجيلها وأرشفتها في نظام الاتصالات الإدارية.
  • تسليم المعاملات الصادرة بعد اكتمال إجراءاتها إلى الجهات المعنية.
  • تزويد الجهات المعنية بصور المعاملات التي يتم تصديرها وفق التوجيهات الصادرة بشأنها إلكترونياً عبر نظام الاتصالات الإدارية الالكتروني.
  • تسجيل البريد الوارد في السجلات الإلكترونية الخاصة بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • استلام المعاملات وصور المعاملات الواردة (ورقياً والكترونياً) بعد التأكد من صحة الجهة المرسل لها واكتمال مرفقاتها وأرشفتها في السجلات الإلكترونية وتسليمها لإدارة الوكالة.
  • التنسيق مع إدارة الاتصالات الإدارية والوحدات المناظرة بالجامعة لاستكمال واستيفاء متطلبات المعاملات الصادرة والواردة لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات كل حسب اختصاصه وفي حدود صلاحياته.
  • تزويد وحدات الوكالة بالبيانات والمعلومات والمعاملات الإلكترونية التي تحتاج إليها في حدود الاختصاص والتعليمات بشأنها.
  • الإشراف على أرشيف ملفات المعاملات الورقية والمحافظة عليه واتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان حفظها.
  • تقديم المقترحات اللازمة لتطوير أنظمة الاتصالات الإدارية والأرشفة الالكترونية.
  • المشاركة في إعداد التقرير السنوي لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات في حدود الاختصاص.

أ) طبيعتها:

وحدة إدارية تنظيمية تهدف إلى تحقيق المتابعة الفعالة لضمان حسن وجودة سير الأعمال وإنجازها في الوقت المحدد وبأفضل الطرق وأسرعها.

ب) مهامها: 

  • متابعة المعاملات المرسلة للجهات المعنية والحث على تسريع إنجازها.
  • إعداد خطابات المتابعة للجهات المعنية.
  • تجميع ردود الجهات وحصر بياناتها لعرضها على وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • التواصل والتنسيق مع الوحدات المناظرة في حدود الاختصاص.
  • استيفاء إنهاء معاملات المتابعة مع الجهات المعنية في الوقت المحدد واتخاذ اللازم بشأنها.
  • المشاركة في التقرير السنوي لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات في حدود الاختصاص.

أ) طبيعتها :
وحدة إدارية تختص بأعمال التحرير والطباعة. وإعداد تصاميم المطبوعات الخاصة بالوكالة وقواعد البيانات للمكاتبات والصيغ الخطابية وتحديثها وتطويرها.

ب) مهامها: 

  • تحرير وطباعة الخطابات والدعوات والبرقيات والقرارات الداخلية لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • طباعة أسماء الجهات وأرقام المعاملات وتواريخها آلياً على الظروف الرسمية للوكالة للمعاملات والمكاتبات الصادرة.
  • مراجعة وتدقيق محتوى الخطابات والمحاضر لغوياً وإملائياً.
  • مراجعة وتدقيق المقترحات التطويرية المقدمة من وكالة الجامعة لشؤون الطالبات قبل رفعها لمعالي مدير الجامعة.
  • مراجعة وتدقيق التقرير السنوي لشطر الطالبات قبل رفعه لمعالي مدير الجامعة.
  • تقديم المقترحات اللازمة لتحسين جودة التحرير والنسخ في شطر الطالبات.
  • إعداد تصاميم المطبوعات الخاصة بالوكالة.
  • إعداد قواعد بيانات للمكاتبات والصيغ الخطابية وتحديثها وتطويرها.

أ)طبيعتها :

وحدة فنية تقنية تختص بأعمال التصميم و الحاسب الآلي وبرامجه والأجهزة والأنظمة الإلكترونية وتشغيلها وتطويرها وتحسين أدائها.  

ب ) مهامها:

  • الإشراف على تطوير وتحديث أعمال الحاسب الآلي والأجهزة المكتبية بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • الإشراف على الموقع الإلكتروني لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات وتحديثه وتطويره.
  • الإشراف على قاعة اجتماعات مكتب الوكيلة وصيانتها وتشغيل أجهزتها وإجراء اتصال وتوفير الدعم للدوائر التلفزيونية والقاعات الذكية.
  • تقديم الدعم الفني لمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات ومنسوبيه وفق السياسات والتعليمات المعتمدة.
  • متابعة أعمال تقنية المعلومات وإدارة الحاسب والأنظمة الإلكترونية الخاصة بمكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات وصيانتها وتحديثها.
  • الإشراف على صيانة الآلات والأجهزة الإلكترونية الخاصة بوكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • اقتراح احتياجات المكتب من الأجهزة والأدوات والبرامج اللازمة بعد حصر المتواجد منها وإجراءات الدراسات الفنية لها.
  • تقديم المقترحات الفنية والتقنية اللازمة لتطوير الإجراءات والسياسات والعمليات بالجامعة.
  • تصميم وإعداد وإخراج المواد الإعلانية والدعائية لشطر الطالبات وفق توجيهات وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات.
  • المشاركة في إعداد التقرير السنوي لوكالة الجامعة لشؤون الطالبات في حدود الاختصاص.

أ) طبيعتها :

وحدة فنية تنظيمية مختصة بتنفيذ الأنظمة والإجراءات المالية والمحاسبية والمستودعية وفق اللوائح والأنظمة المنظمة للشؤون المالية والمطابقة لسياسات وتعليمات تنفيذ بنود وميزانية الجامعة.  

ب ) مهامها:

  • طلب العهد النقدية ( المستديمة و المؤقتة) للوكالة من بنود ميزانية الجامعة.
  • متابعة وصرف العهد النقدية بفواتير وفق المستندات النظامية اللازمة.
  • استعاضة العهد المستديمة للوكالة وفق حاجتها والمعتمد في الميزانية.
  • تسديد العهدة النقدية (المستديمة والمؤقتة) من بنود الميزانية بالوكالة قبل نهاية السنة المالية حسب الأنظمة المتبعة.
  • احتساب مكافأة خارج وقت الدوام الرسمي و اعتماده من صاحب الصلاحية.
  • الإعداد لمشروع الخطة الخمسية للوكالة واتخاذ الخطوات العملية لتنفيذها.
  • الإعداد لمشروع الميزانية السنوية للوكالة وتعبئة النماذج المطلوبة.
  • إعداد تقرير الحالة المالية لمخصصات الوكالة على بنود الميزانية بشكل دوري وتزويد مدير عام مكتب وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات بها.
  • إعداد تقارير المتابعة وتقارير إنجازات الوكالة التي حققتها خلال العام المالي مقارنة بما ورد في الخطة العامة وما واجهها من صعوبات والحلول المقترحة لها.
  • متابعة صرف جميع الارتباطات المالية الخاصة بالوكالة واعداد تقارير دورية عن العقبات وعرض الحلول لتذليلها.
  • حصر احتياجات القطاع من (الأثاث/الأجهزة /القرطاسية) وتعبئة النماذج اللازمة لتأمينها.
  • رفع احتياجات الوكالة من الخدمات والصيانة أولا بأول للجهة المسؤولة ومتابعة تنفيذها.
  • إعداد تقرير سنوي بالرجيع من (الأثاث/الأجهزة)  ومدى صلاحيتها، بالتنسيق مع وحدة تقنية المعلومات، ومن ثم رفعها للجهة المسؤولة.
أرسل الصفحة لصديق إطبع هذه الصفحة أبلغ عن خطأ في الصفحة أضف رابط الصفحة لموقعك
آخر تحديث 1/8/2019 10:47:19 AM